没有电子邮件,谷歌如何工作?效率可提高10倍

说起谷歌,大家都有什么印象呢?

优秀的搜索网站、最先进的企业、福利很好……

这些说得都对,但我在谷歌工作时给我留下最深刻印象的却是“必须以全世界最快的速度取得成果”这一谷歌特有的强烈的使命感。

谷歌的员工无时无刻不在思考,究竟应该怎样做才能够取得比现在多10倍的成果,并且将其变成现实。

邮件是夺走你工作时间的恶魔

想要缩短工作时间,却能有10倍的工作产出。这样的情况不是不可能的,在谷歌精英的日常工作中,有一个绝对不用的工具,知道是什么吗?答案是邮件。

或许有人会说。“可是我每天都要用啊,邮件是必不可少的。”“没有邮件怎么工作?”

但你有没有出现过这样的烦恼呢?“一整天都在处理邮件,自己的工作一点也没做”“整天忙于邮件的往来”这岂不是本末倒置了吗?

谷歌的员工在这一点上就做得很好。他们会利用各种各样的工具将繁杂无用的交流降到最低限度。

不用邮件,所有人同时工作的话可以将工作时间缩短到原本的十分之一

会议结束之后,一般都会有一个人将这次会议的内容总结出来,或者根据会议内容制作“企划书”“报告书”之类的资料。

当然,会议结束之后所有人都会回到自己的位置上继续工作。

如果制作完毕的“企划书”或“报告书”需要几个人确认的话,那么等待每个人确认完毕就需要花费不少时间,导致工作迟迟无法完成。

在谷歌,这样的工作都会“当场一次完成”。

在谷歌的会议室里都有一个很大的显示屏。

不管是制作会议记录还是制作资料,如果只有一个人用笔记本电脑进行制作,那肯定要花费很多的时间。但如果是通过Google Docs由所有人一起制作,那么资料基本能够当场完成。

但是,大家一起制作资料的时候如果所有人都只顾着看自己的电脑屏幕,那么就难以展开讨论,在这个时候显示屏就派上用场了。

所有人制作的资料都被显示在屏幕上,这样一来,大家就都会抬起头来,可以一边确认屏幕上的内容一边展开讨论。

资料的大体框架当场就可以制作出来。

这种做法不只适用于会议,在推进项目进程的时候也同样有效。

一般公司的做法是,一个人先做好Word或者PPT文档,然后将文档以附件的形式添加到邮件里发送给其他人,其他人确认完毕之后加上自己的意见再用邮件回信。为了对不同人确认过的文档进行区分,还要在文档名称后面加上“1”“2”等数字,或者“日期”“确认人姓名”等信息来重新保存。

但是,给每个文档重命名不但麻烦、容易出错,还浪费时间。

谷歌从不采用在邮件附件里添加文档的方法。谷歌的员工只需要在邮件里写上“资料已经上传完毕,有需要的话请随时进行修改”再附上谷歌文档的链接一起发给相关人员,相关人员就可以根据自己的想法来对资料进行修改。如果资料需要立即修改完毕,那么员工可以通过即时通信软件或者视频会议来进行实时通话,将工作当场做完。

因为这种方法可以让所有人都时刻保持最新的版本,所以员工都可以从资料的版本管理中解放出来。

编辑邮件、发送、再编辑邮件、再发送,这种工作方式会浪费大量的时间。取消邮件的交流,当场将工作做完才是最有效率的办法。

最近,与公司外部的人一起合作进行项目的情况越来越多,在这种情况下云服务更是必不可少的。

利用云服务,在管理工作进程的时候就不用特意将所有人都召集到一起。只要将工作进度上传到全员共享的文件夹里,然后让大家对其进行确认即可。如果一切顺利那就继续工作,如果出现问题则展开讨论。既简单又方便对吧?

绝对不要用邮件来进行日程调整

在邮件往来之中,占比例最多的就是日程调整。这是一项非常麻烦的工作。

比如你想召开一次会议,向全员发送邮件确定时间之后,经常会出现有个别人时间安排不开的情况,于是只能调整时间后再次向全员发送邮件。如果有一个人没回复邮件,那时间就迟迟无法确定,对会议的召集者来说这绝对是一个苦差事。

我就遇到过类似的情况。在与某公司确认会议日程的时候,对方说“下次会议想让其他部门的人也参加,需要对日程进行一下调整”,结果我等了两天对方才给我答复。

只是调整一下会议时间难道需要两天的时间吗?

绝对不要将时间浪费在无法取得任何成果的工作上。

为了避免出现这种情况,可以通过云服务来进行日程调整。

这个方法特别适用于担任管理职务的人。有时候部下只要得到上司的许可就能够立刻开始工作,但却因为找不到机会与上司沟通导致工作迟迟得不到展开。而在共享日历之后,部下就能够根据上司的时间安排来预约面谈的时间,从而提高整体的工作效率。

“今天您有空吗?”“您什么时候有空呢?”如果总是让部下问你这样的问题,那等于是在浪费部下的时间。

如果除了公司的日程表之外还要单独制定一个私人日程表的话,那管理起来非常麻烦。而将所有的日程表都统一到谷歌日历之中,只将共享范围设置分组,不但更加便于管理,也不会出现双重预约的错误。

直接见面最有效率!

邮件无法实现完美的沟通和交流,还会拖慢工作的节奏。

有时候来来回回发好几次邮件也没搞清楚对方的意图,双方迟迟无法达成一致。这种情况下打电话或者直接见面是最好的解决办法。

面对面的交流具有非常重要的意义。我在打字交流的过程中,有时候也会提出“还是直接说话吧”,然后就开始视频交流。因为面对面的交流能够看到对方的表情,可以将自己的想法直观地传达给对方,所以与只使用文字或者声音相比,面对面的交流更有效率。

直接见面还可以当场解决问题。现在,电梯维修人员可以通过视频与工程师进行交流,从而提高工作效率。

事实上,谷歌是一个经常召开小型会议的公司(以为谷歌是IT企业,所以不管做什么都通过邮件交流的人一定很吃惊吧)。因此,在谷歌公司内部除了公共空间之外,还有很多可以让人坐下来进行交流的地方。

谷歌的会议都非常有效率。

首先确定解决问题或者做出决定都需要哪些人,然后将这些人召集到一起,最后迅速地解决问题或者做出决定。

很多企业在召开会议之前都会先调整参加者的时间表然后向每一位参加者发出邮件,但这样要花费许多时间和精力。实际上只要在需要开会的时候直接找参加者问一句“现在有空吗”,绝大多数的人都能够立刻前来参加。

会议的目的不是将人召集到一起,而是为了取得结果,所以只要召集对取得结果有帮助的成员即可。

即便是每周同一时间举行的定期会议也不必每次都要求全员参加,作为会议的组织者可以根据具体情况随机应变,比如适当地变更参加人员,或者在重要成员因为出差等情况无法参加的时候改变会议时间等。如果无法取得预期的成果,取消会议也是一个明智的选择。

邮件是“等待文化”,即时通信是“实时文化”

从这个角度来看的话,邮件反而给我们的工作增添了许多“麻烦”。

我们可以将邮件和即时通信软件进行一下对比。

以解决问题为例,使用邮件的话首先需要将问题详细地写下来,然后发送给对方等待对方的回复。这一个来回就要一天的时间,有时候甚至需要等上几天,如果一个来回不能解决问题的话时间拖得就更长,解决一个问题花费一周以上时间的情况也屡见不鲜。

这样一来,一个人用好几天的时间才做完一项工作,然后将工作交给下一个人,下一个人又用好几天的时间完成自己这部分的工作交给再下一个人。稍微想想就会发现,这种传统的工作方式实际上非常没有效率。因为每个人工作的效率不同,工作效率高的人等待别人将工作完成交给自己的这段时间就等于是被白白浪费掉了。

不仅如此,如果这一系列的工作流程中有一个人工作质量太差,导致工作必须重做的话,那之后所有的预定就都要推迟。采用这种工作方法,不管多么努力,都不可能高效地取得成果。

如果利用即时通信软件,就可以将所有人都召集到一起,一边讨论一边汇总意见,最终当场做出决定。即便是分散作业需要花费几天时间的工作,只要约定一个时间将相关人员都召集到一起,也能一口气将工作完成。如今网络已经发展得十分成熟,所以就算大家不在同一个地方也没关系。虽然存在时差问题,但由分别处在日本、美国、印度的成员同时进行一个项目也是可以实现的。

我有一个身处纽约的管理顾问合伙人,而我的创业合作伙伴分别身处硅谷、巴西以及乌克兰。这些分散在世界各地的人都要经常与身在日本的我进行联系。

有趣的是,因为我们频繁地通过视频聊天软件进行交流,所以不管对方在日本、纽约还是在伦敦都没关系,唯一需要注意的就是当地时间,以免打扰了对方睡觉。除此之外,几乎感觉不到任何物理上的距离。

邮件是等待文化。不当场做出回答而是等待仔细分析研究之后再做出回答。而即时通信则是实时交流文化。当场将问题全部解决。这种速度感上的差异会非常明显地表现在工作成果上。

将所有人都聚集起来一起工作,能在十分之一的时间内取得10倍的成果。如果能够灵活地利用云服务等工具,就可以从根本上改变工作的方法。

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